Истребование документов

Российские граждане могут обратиться в Генконсульство по вопросу истребования личных документов из компетентных органов и учреждений, находящихся на территории Российской Федерации, в соответствии с Приказом МИД России № 26686, Минюста России № 377 от 20.12.2024 «Об утверждении формы заявления об истребовании личного документа из Российской Федерации, формы заявления об истребовании личного документа с территории иностранного государства, порядка подачи таких заявлений, перечня оснований для отказа в приеме таких заявлений, перечня оснований для отказа в истребовании личного документа из Российской Федерации или личного документа с территории иностранного государства и порядка выдачи истребованного личного документа».

При истребовании личных документов из Российской Федерации и с территории иностранного государства заявителями являются:

а) граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, в отношении которых истребуются личные документы, а также их законные представители;

б) родственники умершего или другие заинтересованные лица в случае, если лицо, в отношении которого истребуется личный документ, умерло;

в) иные лица в случае представления доверенности, удостоверенной в установленном законодательством Российской Федерации порядке, от лиц, указанных в подпунктах "а" и "б" настоящего пункта.

В целях истребования личных документов из Российской Федерации в Консульский отдел представляются следующие документы:

1. Заявление заполняется лично заявителем при помощи технических средств или печатными буквами чернилами черного или синего цвета. Не допускается исправление ошибок путем зачеркивания или с помощью корректирующих средств. Заявитель вправе представить вместе с заявлением иные документы, которые могут ускорить или облегчить поиск и истребование личного документа;

Образец заполнения заявления

Также заполнить заявление об истребовании документа с территории Российской Федерации можно на сайте reclaim.kdmid.ru и распечатать его в двух экземплярах.

2. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность заявителя в соответствии с законодательством Российской Федерации;

3. Документ, подтверждающий полномочия законного представителя, или его нотариально удостоверенная копия (в случае подачи заявления через законного представителя или законным представителем);

4. Документ, подтверждающий родственные отношения с умершим либо заинтересованность лица в получении личных документов в отношении умершего, или его нотариально удостоверенная копия;

5. Документ о смерти лица, в отношении которого истребуются личные документы (кроме случаев, когда истребуется документ, подтверждающий факт смерти);

6. Доверенность, удостоверенная в установленном законодательством Российской Федерации порядке, от гражданина Российской Федерации, иностранного гражданина и лица без гражданства, в отношении которых истребуются личные документы, а также их законные представители, или родственника умершего или другого заинтересованного лица в случае, если лицо, в отношении которого истребуется личный документ, умерло;

7. Квитанция, подтверждающая оплату консульского сбора и сбора в счет возмещения фактических расходов, связанных с совершением консульского действия.

В качестве документов, подтверждающих родственные отношения с умершим, рассматриваются:

свидетельство (свидетельства), справка (справки) о рождении либо их нотариально удостоверенные копии;
копия вступившего в законную силу решения суда об установлении факта родственных отношений с умершим, удостоверенная в установленном законодательством Российской Федерации порядке;
документы, подтверждающие изменение (перемену) фамилии, имени и отчества (при наличии) заявителя и (или) лица, в отношении которого истребуется документ о государственной регистрации акта гражданского состояния, либо их нотариально удостоверенные копии;
свидетельство (справка) об установлении отцовства либо его (ее) нотариально удостоверенная копия;
свидетельство (справка) об усыновлении (удочерении) либо его (ее) нотариально удостоверенная копия.

В качестве документов, подтверждающих заинтересованность лица в получении документов о государственной регистрации актов гражданского состояния в отношении умершего, рассматриваются:

свидетельство (справка) о рождении либо его (ее) нотариально удостоверенная копия;
свидетельство (справка) о заключении брака либо его (ее) нотариально удостоверенная копия;
завещание, удостоверенное в установленном законодательством Российской Федерации порядке, либо его дубликат, выданный в установленном законодательством Российской Федерации порядке;
справка об открытии наследственного дела, выданная нотариусом;
гражданско-правовые договоры, в том числе договоры ренты и пожизненного содержания с иждивением, трудовые договоры;
запрос (ходатайство) органа государственной власти и органа местного самоуправления о выдаче повторного свидетельства о смерти в случае признания имущества умершего выморочным;
запрос (ходатайство) органа государственной власти и органа местного самоуправления о выдаче повторного свидетельства (справки) о смерти в случае, если умерший являлся нанимателем жилья, находящегося в государственной или муниципальной собственности.

Представляемые заявителем документы, которые выданы компетентными органами иностранного государства (кроме паспорта и иных документов, удостоверяющих личность заявителя в соответствии с законодательством Российской Федерации), должны быть легализованы (апостилированы), если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации, федеральным законом, указом Президента Российской Федерации или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Документы (кроме паспорта и иных документов, удостоверяющих личность заявителя в соответствии с законодательством Российской Федерации), составленные на иностранном языке без дублирования в них записей на государственном языке Российской Федерации (русском языке), подлежат переводу на русский язык.

В приеме заявлений об истребовании личных документов из Российской Федерации отказывается, если:

заявление не соответствует вышеуказанным требованиям;
заявление или отдельные его слова не поддаются прочтению;
заявление заполнено не полностью (не заполнены графы заявления, обязательные к заполнению);
не представлены вышеуказанные документы;
истребуемый личный документ не подлежит истребованию по основаниям, предусмотренным частью 4 статьи 6 Федерального закона от 22 июня 2024 г. № 145-ФЗ (истребованию из Российской Федерации не подлежат документы, удостоверяющие личность, военные билеты, трудовые книжки, а также документы, установленный порядок оформления и выдачи которых предусматривает личное обращение заявителя в орган, оформляющий и выдающий такие документы);
заявителем не уплачены консульские сборы и сборы в счет возмещения фактических расходов;

ОБ ОСОБЕННОСТЯХ ИСТРЕБОВАНИЯ СВИДЕТЕЛЬСТВА О РАСТОРЖЕНИИ БРАКА

В случае если государственная регистрация расторжения брака была произведена в Ваше отсутствие, т.е. запись акта о расторжении брака в отношении Вас не составлялась, истребовать повторное свидетельство о расторжении брака не представляется возможным. Вам следует оформить первичное свидетельство о расторжении брака.

В соответствии с пунктом 1 статьи 35 Федерального закона от 15.11.1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», если один из бывших супругов зарегистрировал расторжение брака в органе записи актов гражданского состояния, а другой бывший супруг обращается в орган записи актов гражданского состояния позже, сведения об этом бывшем супруге вносятся в ранее произведенную запись акта о расторжении брака органом записи актов гражданского состояния по месту хранения ранее произведенной записи акта о расторжении брака на бумажном носителе. Свидетельство о расторжении брака выдается органом ЗАГС по месту обращения заявителя.

Если Вы не можете лично обратиться в орган ЗАГС, заявление о дополнении записи акта о расторжении брака вправе подать иное лицо при представлении доверенности, удостоверенной нотариально (в том числе консульским учреждением за пределами территории Российской Федерации).

При оформлении доверенности на представление интересов в органе ЗАГС обращаем Ваше внимание на необходимость конкретизации в оформляемом нотариальном документе той фамилии, которую Вам следует присвоить после регистрации расторжения брака.

Согласно пункту 2 статьи 6 Федерального закона № 143-ФЗ государственная регистрация актов гражданского состояния (в том числе дополнение ранее составленной записи акта о расторжении брака сведениями о другом бывшем супруге) производится любым органом ЗАГС на территории Российской Федерации по выбору заявителя.

О ПОРЯДКЕ ИСТРЕБОВАНИЯ ПОВТОРНЫХ ДОКУМЕНТОВ О ВЫСШЕМ ОБРАЗОВАНИИ И О КВАЛИФИКАЦИИ

Согласно п. 33 Приказа Минобрнауки России от 27 июля 2021 г. №670 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации, приложений к ним и их дубликатов» дубликат диплома выдается в следующих случаях:

в случае утраты или порчи диплома и (или) приложения к нему либо утраты или порчи дубликата;
в случае обнаружения в дипломе и (или) приложении к нему либо в дубликате ошибок после получения указанного документа;
в случае изменения фамилии, и (или) имени, и (или) отчества обладателя диплома.

При этом в случае порчи диплома, а также изменения личных данных обладателя диплома при выдаче дубликата диплома изымается имеющийся диплом. Кроме того, при оформлении дубликата первоначальный диплом утрачивает свою силу.

Практика свидетельствует, что осуществление запросов об истребовании из Российской Федерации документов об образовании (аттестатов, дипломов и выписок из них) осуществляется значительно эффективнее при личном обращении заинтересованных лиц непосредственно в учебные заведения.

ВНИМАНИЕ! Не подлежат истребованию, пересылке и вывозу за границу подлинники трудовых и пенсионных книжек, военные билеты. При выезде за пределы России для проживания указанные документы сдаются в соответствующие организации по месту жительства в России. На основании сведений, содержащихся в данных документах, в установленном порядке оформляются справки о стаже и трудовой деятельности, и прохождении воинской службы. Не могут быть истребованы дубликаты дипломов, повторные свидетельства о заключении брака, если он расторгнут, а также свидетельства о рождении на умерших.

Свидетельства о рождении несовершеннолетних истребуются их законными представителями. Свидетельства о смерти могут быть истребованы родственниками умерших или юридическими лицами для официальных целей.